Séparer les informations pratiques des questions de soins
Un assistant d’accueil peut expliquer comment accéder au cabinet, quels sont les horaires et comment déposer une demande de rendez-vous. Ces réponses s’appuient sur les informations validées par l’équipe, avec un moyen de joindre directement l’accueil.
Le périmètre doit rester clair : le chatbot d’accueil ne pose pas de diagnostic et ne décide pas d’un traitement. Une question clinique est orientée vers le cabinet. Il n’est pas nécessaire de collecter des détails médicaux pour organiser un premier rappel.
- Coordonnées et horaires validés
- Services présentés par le cabinet
- Demande de rendez-vous distincte d’une confirmation
- Transfert vers l’équipe pour les questions cliniques
Préparer un rappel sans promettre un créneau inexistant
Le visiteur indique le type de demande, sa préférence de disponibilité et un moyen de contact. Le cabinet reçoit un résumé exploitable pour rappeler et confirmer les modalités. Le visiteur sait si sa demande est simplement enregistrée ou si une réservation a réellement été confirmée.
Si un agenda est connecté, les disponibilités doivent venir de cet agenda et les règles de réservation doivent être respectées. Sans connexion, le parcours recueille une préférence horaire : il ne crée pas de faux créneau disponible.
- Motif administratif de la demande
- Coordonnée de rappel au moment approprié
- Statut visible : à rappeler ou confirmé
- Vérification humaine lorsque nécessaire
Relier la présence locale au parcours d’accueil
Une page de cabinet utile contient ses informations réelles : adresse, accès, horaires, présentation de l’équipe et procédure de contact. Des liens vers les services permettent au visiteur de préparer sa demande sans dépendre du chat pour chaque réponse.
Le suivi porte sur les demandes de rendez-vous reçues, le délai avant rappel et les demandes qui restent sans réponse. Ces indicateurs aident à ajuster l’organisation de l’accueil. Ils ne constituent pas une promesse de résultats médicaux ou de remplissage de l’agenda.